Ваші електронні листи – це не просто слова на екрані, а дзеркало вашої професійної репутації.
Неправильний тон, недбалість чи неввічливість у листуванні можуть підірвати довіру колег та начальства.
Один погано складений email здатний зруйнувати враження про вас, навіть якщо ви майстер своєї справи.
Дослідження підтверджують: стиль спілкування впливає кар'єру.
У 2020 році журнал Business Communication Quarterly опублікував дані, згідно з якими співробітники, чиї листи відрізняються ясністю та поважним тоном, сприймаються як компетентніші.
Навпаки, грубі або недбалі повідомлення знижують довіру на 25%.
Вчені зазначили, що листування формує перше враження, особливо у віддаленій роботі.
Відомі експерти поділяють цю думку. В інтерв'ю Forbes 2018 року бізнес-консультант Дебора Таннен , автор книги Talking from 9 to 5, підкреслює, що тон листа може бути важливішим за його зміст.
Вона наводить приклад: різке “Зробіть це терміново” замість “Буду вдячний, якщо ви зможете завершити це до завтра” створює напругу та шкодить репутації.
Таннен радить використовувати нейтральний, але теплий тон, щоб уникнути конфліктів.
Економісти бачать у цьому й фінансову сторону. У статті MIT Sloan Management Review 2021 дослідники зазначили, що компанії втрачають до 15% продуктивності через непорозуміння в листуванні.
Неправильний тон або неясні формулювання призводять до конфліктів та затримок.
Як виправити ситуацію? По-перше, завжди починайте листа з привітання.
Дослідження, опубліковане в Journal of Business and Technical Communication (2019), показало, що листи з ввічливим зверненням, на кшталт «Доброго дня, Ганно», сприймаються як професійніші.
По-друге, перечитуйте текст перед надсиланням. Помилки чи різкі фрази можуть створити враження недбалості.
Нарешті, уникайте сарказму та надмірної емоційності – вони легко інтерпретуються неправильно.
Компанії на кшталт Microsoft навчають співробітників правильного листування.
У їхніх внутрішніх гайдах наголошується, що листи мають бути короткими, чіткими та поважними.
Дані SHRM (2022) показують, що фірми, які запроваджують тренінги з етикету листування, знижують кількість конфліктів на 20%.
Ваші листи – це ваша візитна картка. Приділіть їм хвилину, щоб вони працювали на вас, а не проти.
Прості кроки, такі як ввічливий тон та уважна перевірка, допоможуть вам зміцнити репутацію та уникнути кар'єрних пасток.
Читайте також
- У Білорусі подорожчали послуги пошти. Тарифи тепер такі
- Чому видалення знижує ваш дохід і що з цим робити
